Bureau : comment bien ranger ses papiers

Même si nous sommes de moins en moins envahis par la paperasse grâce aux documents numériques, il subsiste dans nos maisons des cas de figure où de vieux papiers traînent dans des boîtes, des placards ou des cartons. L’accumulation de documents est stressante, et dans le doute on ne se sait jamais quels sont ceux à conserver et quels sont ceux que l’on peut détruire sans scrupule et pour notre plus grand bonheur.

Dans un premier temps, prenez une pile de documents, des sous chemises, un marqueur  et un carton ou un sac pour faire le tri, en utilisant la liste accessible par ce lien : http://vosdroits.service-public.fr/particuliers/F19134.xhtml.

Isolez les documents à détruire et ceux à conserver.

Exemple pratique : vous avez accumulé 12 ans de relevés de comptes bancaires ? Sachez qu’il ne faut les garder que 5 ans ! De ce fait tous les relevés de comptes antérieurs peuvent être mis de côté dans le carton ou le sac pour être détruits. Ensuite classez les 5 années restantes par mois et année et rangez-les dans une chemise. Renouvelez cette opération pour tous les autres postes ou libellés (santé, assurances, voiture, électricité, etc.). Et vous verrez qu’au bout de quelques heures, le nombre de papiers à conserver aura diminué de manière significative !

Une fois cette première phase effectuée, il va falloir maintenant archiver et classer les documents restants. Pourquoi les archiver ? Car certains documents doivent être conservés à vie mais vous n’en aurez pas besoin avant quelques années ou peut-être jamais (titres de propriétés immobilières, bulletins de salaire, documents relatifs à l’état civil, anciens relevés de comptes…). Il n’est donc pas nécessaire que ces documents encombrent vos espaces de rangement.

Pour cela classez ces papiers dans des chemises à élastiques et utilisez des boites d’archives permettent de stocker un grand nombre de papiers et se rangeant facilement sur une étagère en hauteur ou dans le bas d’une armoire.

Regroupez les chemises par libellés ou poste de même famille pour un archivage plus cohérent et une recherche de document rapide.

Exemple pratique : composez une boite d’archives au libellé "Maison". Classez dans cette boite les chemises suivantes : bail et quittances de loyer, factures énergétiques, factures d’achat d’équipements pour la maison, assurance maison. Utilisez une autre boite pour l’emploi et rangez-y vos contrats de travail, vos bulletins de salaire, etc.

Il ne faut pas mettre en place trop de sous-catégories car trop de classement tue le classement, des sous dossiers de dossiers ne feront que vous énerver si un jour vous mettez un temps fou à retrouver un simple document. Avec ma méthode d’archivage et de classement, vous devez être en mesure de retrouver un document en moins d’une minute !

Mettez en place un système d’archivage simple et surtout intuitif pour vous, car ce qui vous paraîtra logique ne le sera pas pour une autre personne.
Exemple : l’assurance automobile. Certaines personnes classeront ce document dans le poste "Assurances" avec  les quittances assurance de la maison et d’autres classeront ce document dans le poste "Voiture" avec la facture d’achat du véhicule et les factures d’entretien ou de réparation.

Vous avez trié, isolé les documents à détruire et archivé les documents qui le nécessitaient. Maintenant, la dernière étape est de classer les documents à conserver sous le coude de manière fonctionnelle. Pour cela, je recommande d’utiliser des gros classeurs à leviers avec des intercalaires de 6 (surtout pas un jeu de 8 ou encore de 12 pour la simple et bonne raison que le classeur ne sera pas optimisé et sera vite rempli). 2 à 3 classeurs seront nécessaire selon la composition de la famille et vos habitudes de vie.

Dans ces classeurs, glissez donc les documents ayant 1 ou 2 ans (12 derniers  bulletin de salaire, 12 derniers relevés de compte, 2 derniers avis d’imposition, etc., le reste étant archivé dans les boites). De cette manière, si vous aviez besoin de constituer un dossier pour souscrire un prêt immobilier, tous les documents seront accessibles en quelques secondes.

N’oubliez pas de noter sur la tranche des classeurs les postes correspondants, pour une identification rapide et claire.

Voila les documents sont triés, archivés et classés. Maintenant il faut détruire les documents inutiles. Attention de ne jamais les jeter tel quels ou juste déchirés en deux dans la poubelle, une usurpation d’identité peut vite arriver. Idéalement achetez ou faites vous prêter un destructeur de documents qui éliminera vos documents en toute sécurité.

Concernant les magazines et les journaux, ils sont souvent entassés et accumulés en prenant la poussière et surtout de l’espace dans la maison. Un magazine non lu dans le mois qui suit son acquisition a peu de chance d’être consulté un jour… Si vous avez acheté un magazine car un article vous intéressait, découpez la page et classez-la dans un porte vue plastifié ou scannez l’article et débarrassez-vous du reste du magazine. Désabonnez-vous des magazines qui ne vous intéressent plus ou peu, vous y passerez quelques minutes mais vous économiserez de la place et de l’argent.

Souvent et malgré une bonne volonté, l’absence de traitement du courrier à cause d’un manque de rigueur dans le classement et l’organisation peut générer de mauvaises surprises comme par exemple les factures impayées ! Dans la mesure du possible, faites mensualiser le maximum de charges ou prélever à l’échéance sur votre compte bancaire.

Pensez aussi à noter tous vos codes d’accès et identifiant au même endroit sur un support papier et/ou un ordinateur pour éviter de perdre du temps à chercher vos identifiants ou passer votre temps à réactiver vos accès…

Que faire du courrier qui va arriver désormais ? Utilisez soit une bannette soit un range document à 3 compartiments et identifiez la suite à donner à ces documents :

1/ A classer : ce seront par exemple les prochaines fiches de paie ou le dernier avis d’imposition qu’il faudra mettre dans le classeur correspondant rapidement.

2/ A traiter : il faudra y mettre les factures à payer, la feuille de maladie à envoyer au centre de sécurité sociale, l’ordonnance des médicaments à acheter, les attestations d’assurance scolaire des enfants qu’il faudra remettre à l’établissement à la rentrée... Une fois le document traité, le mettre dans la pochette  "à classer".

3/ A conserver (sous le coude) : le dépliant du livreur de pizza, le chèque cadeau de la parfumerie à utiliser sous quelques jours, l’invitation au mariage de votre cousin, etc.).

Idéalement, faites cela une fois par semaine ou tous les 15 jours, cela ne vous prendra que quelques minutes, une heure tout au plus, et vous serez toujours à jour dans le traitement et le classement de vos documents administratifs et surtout l’accumulation de paperasse et le côté rébarbatif du traitement et du classement de document ne sera plus pour vous qu’un mauvais souvenir !

Pour information quelques délais de conservation de documents : Source http://vosdroits.service-public.fr/particuliers/F19134.xhtml.

Bulletins de salaire et contrat de travail : A vie Jugement de divorce : A vie Relevés de compte et talons de chèque : 5 ans Facture de téléphone mobile et fixe : 1 an Facture énergétiques (eau-gaz- électricité) :5 ans

Remboursement d’assurance maladie : 2 ans ATTENTION les relevés ou sont versés les indemnités journalières doivent eux en revanche être conservés jusqu’à la liquidation de vos droits à la retraite.

Pour encore plus d'astuces et de conseils, faites appel à Elvira, Coach Rangement et organisation du réseau Tous Mes Coachs.